Zelfreflectie en zelfcorrectie in organisaties

De rol van zelfreflectie en zelfcorrectie

Zelfreflectie betekent voor een organisatie dat het met enige regelmaat de eigen processen, gedragingen en culturele normen evalueert om ervoor te zorgen dat ze nog steeds in lijn zijn met de algemene doelen en waarden van het bedrijf. Zelfcorrectie gaat een stap verder door het implementeren van veranderingen gebaseerd op die evaluaties. Samen vormen ze een continu feedbacksysteem dat organisaties helpt om proactief problemen aan te pakken en zich aan te passen aan nieuwe informatie of omstandigheden, en zichzelf zo voortdurend te verbeteren.

Effectieve ‘Checks & Balances’

• Duidelijke waarden en normen: Het opstellen van duidelijke, gecommuniceerde en breed gedragen waarden en normen is de eerste stap in het creëren van een effectief systeem van zelfreflectie en zelfcorrectie. Deze waarden vormen de basis waarop beslissingen worden beoordeeld en zijn de maatstaf voor toetsing van gedrag.
• Regelmatige evaluatieprocessen: Het instellen van regelmatige, gestructureerde evaluatieprocessen als interne audits, werknemersenquêtes en beoordelingen van processen en afdelingsprestaties. Deze evaluaties moeten zowel kwalitatieve als kwantitatieve data verzamelen om een compleet beeld te krijgen van de gezondheid van de organisatie.
• Feedback mechanismen: Het ontwikkelen van open en toegankelijke kanalen voor feedback van werknemers en andere stakeholders. Een anoniem feedbacksysteem of regelmatige feedbacksessies kunnen waardevolle inzichten opleveren die anders misschien niet aan het licht zouden komen.
• Verantwoordelijkheid en transparantie: Check of de verantwoordelijkheid goed is geregeld, vooral op het niveau van leiderschap. Leiders moeten verantwoordelijk zijn voor het uitdragen van de waarden van de organisatie en voor het handelen naar de ontvangen feedback. Dit moet kunnen worden aangetoond. Transparantie over hoe beslissingen worden genomen en hoe feedback wordt gebruikt, bevordert vertrouwen en steun op alle niveaus.
• Training en ontwikkeling: Het aanbieden van training en ontwikkelingsprogramma’s die zelfreflectie en ethisch leiderschap bevorderen, stimuleert het bouwen van een bedrijfscultuur waarin zelfcorrectie als een positieve, normale en noodzakelijke praktijk wordt gezien.

Voorbeelden van succesvolle zelfcorrectie

• Voorbeeld 1: Een techbedrijf ontdekt na een interne evaluatie dat zijn werkritme onhoudbaar is en tot burn-out leidt. Als reactie daarop kunnen ze flexibelere werkschema’s implementeren, meer ondersteuning bieden voor geestelijke gezondheid en regelmatige check-ins instellen om ervoor te zorgen dat de werkdruk beheersbaar blijft.
• Voorbeeld 2: Een productiebedrijf ontdekt via feedback van werknemers dat er zorgen zijn over de veiligheid binnen een bepaalde afdeling. Door het instellen van verbeterde veiligheidsprotocollen en het regelmatig trainen van werknemers kan het bedrijf de veiligheid verhogen en het welzijn van de werknemers verbeteren.

Geïnstitutionaliseerde zelfreflectie en zelfcorrectie stellen organisaties in staat om te reageren op onvermijdelijke uitdagingen en om proactief kansen voor verbetering te identificeren en te pakken.

Acties voor Mentaal Verantwoord Ondernemen

Om concreet te werken aan kenmerk 8 – De organisatie heeft zelfreflectie en zelfcorrectie (‘Checks & Balances’) effectief geïnstitutionaliseerd – moet de organisatie een reeks acties inzetten die de continuïteit van kwaliteitsborging en aanpassingsvermogen garanderen. Hieronder sommen we enkele concrete acties op die nodig zijn om een robuust systeem van ‘Checks & Balances’ te ontwikkelen:

1. Definiëren van waarden en normen

Het vaststellen van duidelijke waarden en normen in de organisatie is het uitgangspunt en (dus) tevens een belangrijke voorwaarde. Deze waarden moeten worden gecommuniceerd naar alle niveaus van de organisatie en dienen als basis voor besluitvorming en gedrag binnen het bedrijf.

2. Implementeren van regelmatige evaluatieprocessen

Vervolgens gaat het ook om het instellen van structurele evaluatiemomenten. Denk hierbij aan:

• Interne audits: Periodieke audits kunnen helpen om operationele inefficiënties en afwijkingen van de gestelde normen te identificeren.
  Prestatiebeoordelingen: Regelmatige beoordelingen van individuele en teamprestaties zorgen voor voortdurende feedback en ontwikkelingskansen.
• 360-graden feedback: Dit systeem betrekt meerdere bronnen (collega’s, ondergeschikten en leidinggevenden) om een uitgebreid beeld van de prestaties en het gedrag van medewerkers te krijgen.

3. Opzetten van effectieve feedbackkanalen

Creëer veilige en toegankelijke kanalen waar werknemers feedback kunnen geven:

• Anoniem feedback systeem: Zorg ervoor dat werknemers zich vrij voelen om eerlijke en ongefilterde feedback te geven.
• Digitaal platform: Een platform kan een voortdurende dialoog tussen werknemers en management faciliteren.

4. Cultiveren van een cultuur van verantwoording

Verantwoordelijkheid moet van bovenaf komen:

• Transparant leiderschap: Leiders moeten transparant zijn in hun beslissingen en openstaan voor feedback.
• Verantwoordelijkheid: Implementeer een systeem waarbij individuen en teams verantwoordelijk worden gehouden voor hun acties. Uiteraard moeten er passende gevolgen zijn voor het niet naleven van de normen.

5. Training en ontwikkeling

Het ontwikkelen van competenties die nodig zijn voor effectieve zelfreflectie en zelfcorrectie:

• Training in ethiek en compliance: Zorg ervoor dat alle medewerkers begrijpen wat van hen wordt verwacht op het gebied van ethisch gedrag en naleving van de regels.
• Leiderschapstraining: Focus op het ontwikkelen van leiders die bekwaam zijn in het managen van verandering en het voeren van moeilijke gesprekken.

6. Continu verbeteringsproces

Stel een continu verbeteringsproces in:

• Beoordeling van processen: Zorg voor een regelmatige herziening van processen en procedures om te garanderen dat ze nog steeds relevant en effectief zijn.
• Implementatie van verbeteringen: Wanneer problemen worden geïdentificeerd, moet er snel gehandeld worden om correcties aan te brengen en te zorgen voor verbetering.

7. Evaluatie van het systeem van Checks & Balances

Periodiek beoordelen van de effectiviteit van het geïmplementeerde systeem:

• Beoordeling op effectiviteit: Evalueer hoe goed het systeem van zelfreflectie en zelfcorrectie werkt en of het de gewenste uitkomsten bereikt.
• Aanpassingen doorvoeren: Wees bereid om de systemen aan te passen op basis van de feedback en de resultaten van de beoordelingen.

Door deze stappen te volgen, kan een organisatie een krachtige bedrijfscultuur van zelfreflectie en zelfcorrectie creëren. Deze legt de basis voor toekomstige groei en aanpassing aan veranderende omstandigheden. Al deze veranderingen leiden uiteindelijk tot een meer veerkrachtige en ethisch verantwoorde organisatie.

NewDayPeople vergroot mentale kracht in organisaties

Elke organisatie in Nederland heeft in meer of mindere mate moeite hebben met het versterken van haar mentale kracht. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de vele gevallen van burn-out en de stress gerelateerde problematiek en mentale klachten waar veel medewerkers mee worstelen. Bedrijven en organisaties weten vaak niet waar te beginnen of zijn niet in staat om een goede strategie voor ‘Mentaal Verantwoord Ondernemen’ (MTVO) op te zetten. Niet zo gek, want ze hebben wel wat anders te doen. NewDayPeople is erin gespecialiseerd. Het is onze missie om mentale kracht in organisaties te vergroten. Daarbij nemen wij jouw organisatie bij de hand. Lees het manifest dat we hebben geschreven en je weet waar wij voor staan. Wil jij dat we je helpen bij Mentaal Verantwoord Ondernemen? Neem contact met ons op via het formulier aan de onderzijde van deze pagina. Dan gaat de bal vanzelf rollen.

Serie over Mentaal Verantwoord Ondernemen

Dit artikel maakt deel uit van een serie van 56 over de organisatiekenmerken van MTVO, Mentaal Verantwoord Ondernemen. Op onze website vind je een overzicht van alle kenmerken waar je aan kunt werken om mentale kracht te vergroten in je bedrijf of organisatie. Elk bedrijf, van groot tot klein, kan mentale kracht ontwikkelen en vergroten. Ga er nu mee aan de slag.