Rust en structuur voor medewerkers in organisaties

Het belang van rust en structuur

Studies tonen keer op keer aan dat overwerk en continue stress leiden tot burn-out, verminderde productiviteit en een hoger verloop. Het bewust inbouwen van rustperiodes en het zorgvuldig structureren van de werktijd daarentegen, kan deze negatieve effecten tegen gaan. Rust bevordert mentale en fysieke gezondheid. Essentiele voorwaarden voor langdurig en op hoog niveau presteren. Door werktijd effectief te structureren, kunnen taken bovendien efficiënter worden uitgevoerd. Hierdoor wordt er juist minder tijd en middelen verspild.

Implementatie van rust en structuur

• Flexibele werktijden: Een van de meest rechtstreekse maatregelen om rust te bevorderen is door flexibele werktijden aan te bieden. Dit stelt medewerkers in staat hun werkuren aan te passen aan hun persoonlijke behoeften en ritmes. Sommige mensen zijn ’s ochtends op hun best, terwijl anderen later op de dag meer productief zijn. Flexibiliteit kan helpen de natuurlijke energiecycli van elke werknemer op een goede manier te benutten.
• Verplichte pauzes: Veel organisaties hebben de neiging om doorlopende werkzaamheden te stimuleren, maar het verplicht stellen van pauzes kan contraproductief werken. Door er een gewoonte van te maken pauzes van tevoren in te plannen of vast te stellen, en door werknemers aan te moedigen om deze tijd te gebruiken om echt afstand te nemen van hun werk, kan de organisatie vrij eenvoudig, actief bijdragen aan het verminderen van stress en de algehele productiviteit te verhogen.
• Stille zones en ontspanningsruimtes: Het creëren van speciale rustige zones of ontspanningsruimtes op het kantoor of in de werkomgeving geeft werknemers de ruimte om zich (fysiek en mentaal) terug te trekken en te herstellen. Deze ruimtes moeten dan wel vrij zijn van werkgerelateerde materialen. Ze stimuleren ontspanning als er een comfortabele zitgelegenheid is en een aangename inrichting. En natuurlijk als lawaai afwezig is.
• Mindfulness: Het aanbieden van geleide mindfulness sessies kan werknemers helpen om mentale helderheid te behouden en stress te beheersen. Deze sessies kunnen op zichzelf kort zijn (10 tot 15 minuten), maar hebben daarmee toch vaak een aanzienlijke impact op de mentale gezondheid en concentratie van werknemers.
• Duidelijk communiceren van werktijden: Het moet voor iedereen in de organisatie duidelijk zijn wanneer er van ze wordt verwacht dat er wordt gewerkt, en wanneer ze vrij zijn. Late e-mails (tegen het einde van de werkdag) of berichten buiten werktijd dienen te worden vermeden, tenzij in noodgevallen. Hierdoor worden duidelijke grenzen uitgedragen, zodat werknemers ook daadwerkelijk kunnen ontspannen zonder zich zorgen te maken over werk.

Het nut van rust

Het structureel inbouwen van rust in het werkschema is niet alleen een kwestie van goede arbeidsomstandigheden; het is een uitstekende investering in het menselijk kapitaal van de organisatie. Werknemers die goed uitgerust en mentaal helder zijn, zijn innovatiever, maken minder fouten en hebben een grotere klanttevredenheid. Dit draagt in belangrijke mate bij aan betere bedrijfsresultaten en een sterkere concurrentiepositie.

De grenzen tussen werk en privé vervagen steeds meer en veel te vaak. Het is dan ook belangrijker dan ooit dat organisaties bewust stappen nemen om rust en structuur in het werk te brengen. Het ontwikkelen van een bedrijfscultuur die rust waardeert en goed gestructureerde werktijden bevordert, is voor organisaties een geweldige kans om het welzijn van hun medewerkers te beschermen en tegelijkertijd hun eigen langetermijn succes te verzekeren.

Acties voor Mentaal Verantwoord Ondernemen

Om concreet te werken aan kenmerk 11 – De organisatie creëert rust en structureert tijd voor medewerkers – van Mentaal Verantwoord Ondernemen, kunnen verschillende praktische maatregelen en beleidswijzigingen worden ingevoerd. Deze acties helpen de organisatie bij het bevorderen van een evenwichtige werklast en het verminderen van stress. Daarnaast verhogen de maatregelen ook de algehele productiviteit en werktevredenheid.

1. Flexibele werkuren

Implementeer flexibele werkuren om medewerkers in staat te stellen hun werk en privéleven beter op elkaar af te stemmen. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat werknemers zelf mogen kiezen wanneer ze beginnen en eindigen met werken, zolang ze maar voldoen aan het vereiste aantal werkuren of (en dat is daar waar het kan de betere optie) de doelstellingen.

2. Helder pauzebeleid

Stel een duidelijk pauzebeleid op dat regelmatige breaks gedurende de dag aanmoedigt. Dit zou kunnen betekenen dat elke twee uur korte pauzes worden genomen of langere pauzes na elke voltooide taak. Zorg ervoor dat deze pauzes echt worden genomen en niet worden overgeslagen.

3. Rustige zones

Richt specifieke rustige zones in binnen het kantoor waar medewerkers zich kunnen terugtrekken om te ontspannen of zich te concentreren zonder onderbreking. Deze zones moeten uiteraard vrij zijn van lawaai en storende invloeden. Richt deze ruimtes comfortabel in om ontspanning te bevorderen.

4. Beperk overwerk

Voer een beleid in dat overwerk beperkt en zorg ervoor dat overwerk alleen wordt toegestaan wanneer het absoluut noodzakelijk is. Moedig managers aan om werk op tijd af te ronden en realistische deadlines te stellen die overwerk voorkomen.

5. Digitale detox

Moedig ‘digitale detox-perioden’ aan, waarbij werknemers worden aangemoedigd om gedurende bepaalde uren niet te reageren op werkgerelateerde e-mails of berichten. Zorg ervoor dat medewerkers vooral buiten werktijd op dit vlak worden ontzien. Dit helpt medewerkers bij het scheiden van werk en privé en het zorgt ervoor dat ze zich weer kunnen opladen.

6. Training en workshops

Bied trainingen en workshops aan die gericht zijn op tijdmanagement, stress management en mindfulness. Deze programma’s kunnen werknemers vaardigheden bijbrengen om hun werkdag effectiever te structureren en om te gaan met werkgerelateerde stress.

7. Jaarlijkse verlofplanning

Moedig werknemers aan om hun jaarlijkse verlofdagen te gebruiken voor rust en herstel. Communiceer ook duidelijk dat deze dagen bedoeld zijn voor rust en herstel. Help bij het plannen van deze verloven zodat het hele team weet wanneer iemand afwezig zal zijn en het werk hieromheen kan plannen. Deze werkwijze voorkomt ‘last-minute stress’ en dat het werk zich ophoopt.

8. Feedback en evaluatie

Implementeer regelmatige feedbackloops waarin medewerkers kunnen delen hoe effectief het huidige beleid is bij het creëren van rust en het structureren van tijd. Gebruik deze feedback om beleid en de manier waarop het werk wordt gedaan, te verbeteren.

Door bovenstaande wijzigingen door te voeren, beschermt de organisatie de fysieke en mentale gezondheid van haar medewerkers bevordert zij productievere en meer betrokken teams. Het creëren van rust en het structureren van tijd is dus niet alleen goed voor de individuele medewerker, maar versterkt ook de algehele veerkracht en prestaties van de organisatie.

NewDayPeople vergroot mentale kracht in organisaties

Elke organisatie in Nederland heeft in meer of mindere mate moeite hebben met het versterken van haar mentale kracht. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de vele gevallen van burn-out en de stress gerelateerde problematiek en mentale klachten waar veel medewerkers mee worstelen. Bedrijven en organisaties weten vaak niet waar te beginnen of zijn niet in staat om een goede strategie voor ‘Mentaal Verantwoord Ondernemen’ (MTVO) op te zetten. Niet zo gek, want ze hebben wel wat anders te doen. NewDayPeople is erin gespecialiseerd. Het is onze missie om mentale kracht in organisaties te vergroten. Daarbij nemen wij jouw organisatie bij de hand. Lees het manifest dat we hebben geschreven en je weet waar wij voor staan. Wil jij dat we je helpen bij Mentaal Verantwoord Ondernemen? Neem contact met ons op via het formulier aan de onderzijde van deze pagina. Dan gaat de bal vanzelf rollen.

Serie over Mentaal Verantwoord Ondernemen

Dit artikel maakt deel uit van een serie van 56 over de organisatiekenmerken van MTVO, Mentaal Verantwoord Ondernemen. Op onze website vind je een overzicht van alle kenmerken waar je aan kunt werken om mentale kracht te vergroten in je bedrijf of organisatie. Elk bedrijf, van groot tot klein, kan mentale kracht ontwikkelen en vergroten. Ga er nu mee aan de slag.