Organiseer duurzaam werk, werk dat duurzaam vol te houden is

Duurzaam werk

Als we over duurzaam werk spreken hebben we het over een werkomgeving waarin taken en verantwoordelijkheden zodanig zijn georganiseerd dat ze op de lange termijn beheersbaar zijn. Dit betekent dat het werkritme, de werkdruk en de verwachtingen zijn afgestemd op de capaciteiten en behoeften van medewerkers, waardoor zij in staat worden gesteld om effectief te presteren zonder hun welzijn op te offeren.

Beheersbare werkdruk

Een duurzaam werkritme houdt rekening met de noodzaak om evenwichtig om te gaan met werkdruk en te voorkomen dat medewerkers worden overbelast. Dit betekent dat het van belang is om realistische doelen stellen, voldoende pauzes inbouwen en werkuren zodanig organiseren dat ze een gezonde balans tussen werk en privéleven ondersteunen.

Voortdurende ontwikkeling

Duurzaam werken betekent ook dat medewerkers de mogelijkheid hebben om voortdurend in ontwikkeling te zijn en te groeien. Dit betekent dat medewerkers de kans krijgen om hun vaardigheden te ontwikkelen, nieuwe uitdagingen aan te gaan, en zich professioneel te ontplooien op een manier die hen voldoening geeft en motiveert.

Hoe duurzaam werk te bevorderen

Realistische planning

Een kernaspect van duurzaam werk is het plannen van taken en verantwoordelijkheden op een manier die realistisch is en de mogelijkheid biedt om werkdruk effectief te beheren.

• Zorg voor een heldere prioritering van taken en projecten, zodat medewerkers hun inspanningen kunnen richten op wat het belangrijkst is zonder zich overweldigd te voelen.
• Introduceer flexibele werktijden die medewerkers in staat stellen hun werk aan te passen aan hun persoonlijke behoeften en ritmes. Denk hierbij ook aan de mogelijkheid om thuis te werken.

Ondersteuning en middelen

Om werk duurzaam te maken, dienen medewerkers toegang te hebben tot middelen en ondersteuning die ze nodig hebben om hun taken effectief uit te voeren.

• Zorg voor de nodige hulpmiddelen en de technologie die medewerkers nodig hebben om hun werk efficiënt en effectief te doen. Dit vermindert eventuele frustratie en zorgt ervoor dat ze hun werk beter kunnen managen.
• Bied mentorschap en begeleiding aan om medewerkers te ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en hen te helpen om met uitdagingen in hun werk om te gaan.

Gezondheid en welzijn

Duurzaam werk betekent ook dat organisaties de gezondheid en het welzijn van hun medewerkers centraal stellen.

• Ontwikkel een programma dat medewerkers ondersteunt bij het handhaven van een gezonde levensstijl. Dit kan eenvoudigweg gaan om voorlichting over hoe gezond te leven, een fitnessprogramma of toegang tot mentale gezondheidsdiensten.
• Moedig medewerkers aan om regelmatig pauzes te nemen en maak ze bewust van de noodzaak tot herstelperiodes. Zo help je medewerkers om zich op te laden en stress te verminderen, waardoor ze productiever en effectiever worden.

Impact van duurzaam werk op de organisatie

Verhoogde productiviteit

Wanneer werk duurzaam is georganiseerd, zijn medewerkers in staat om consistent te presteren zonder dat ze het risico lopen van een burn-out. Het resultaten hiervan zijn een hogere productiviteit en een effectievere inzet van middelen.

• Medewerkers die werken in een omgeving met de juiste ondersteuning zijn beter in staat om uitmuntende prestaties te leveren. Dit draagt uiteraard bij aan de algehele effectiviteit van de organisatie.
• Duurzaam werk zorgt voor het verminderen van ziekteverzuim, doordat medewerkers minder stress ervaren en een betere werk-privé balans hebben.

Grotere betrokkenheid en tevredenheid

Medewerkers die werken in een omgeving die duurzaam werk ondersteunt, voelen zich meer betrokken en tevreden met hun werk.

• Wanneer medewerkers weten dat hun organisatie om hun welzijn geeft en hen in hun werk ondersteunt, zijn ze meer geneigd om zich volledig in te zetten en betrokken te zijn bij de doelen van de organisatie.
• Een focus op duurzaam werk leidt tot een hogere tevredenheid onder medewerkers. Dit resulteert in een lager verloop en, in zijn algemeenheid, in een sterkere, stabielere organisatie.

Hoe organisaties duurzaam werk kunnen implementeren

Leiderschap en voorbeeldgedrag

Leiders spelen een cruciale rol in het bevorderen van duurzaam werk door het geven van het goede voorbeeld en goed beleid.

• Zorg voor training voor leiders in het creëren van een duurzame werkcultuur. In de training moet aan bod komen hoe leiders werkdruk kunnen managen en medewerkers kunnen ondersteunen bij hun welzijn.
• Leiders moeten actief kunnen luisteren naar de behoeften en zorgen van hun medewerkers en weten hoe ze actie kunnen ondernemen om deze aan te pakken.

Beleidsontwikkeling

Ontwikkel en implementeer beleid dat duurzame werkpraktijken ondersteunt.

• Stel beleid in voor het beheren van werkdruk. Hou rekening met richtlijnen voor maximale werktijden, verplichte rustperiodes en protocollen voor het aanpakken van overbelasting.
• Bied mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling om medewerkers te helpen hun vaardigheden te verbeteren en zich aan te passen aan veranderende eisen.

Feedback en aanpassing

Zorg ervoor dat je regelmatig feedback verzamelt en aanpassingen doet om het werk duurzaam te houden (als het eenmaal duurzaam is).

• Organiseer hiervoor regelmatig feedback sessies om input van medewerkers te verzamelen over hun werkervaringen en om te achterhalen waar mogelijk aanpassingen nodig zijn.
• Implementeer een systeem om manieren van werken aan te passen op basis van feedback en veranderende omstandigheden, zodat ze altijd afgestemd blijven op de behoeften van medewerkers én de organisatie.

Het creëren van een werkomgeving die gericht is op werk dat duurzaam vol te houden is, is van groot belang voor het succes en de gezondheid van zowel de medewerkers als de organisatie. Door realistische werkplanning, adequate ondersteuning en een focus op gezondheid en welzijn, kun je als organisatie een bedrijfscultuur van duurzaam georganiseerd werk bevorderen. Dit resulteert in hogere productiviteit en betrokkenheid. Én het zorgt voor stabiele en veerkrachtige teams die beter in staat zijn om hedendaagse uitdagingen die gepaard gaan met het werk aan te gaan.

Acties voor Mentaal Verantwoord Ondernemen

Om concreet te werken aan kenmerk 45 – De organisatie is gericht op werk dat duurzaam vol te houden is – kun je als organisatie verschillende stappen zetten om een werkomgeving te creëren waarin medewerkers op een gezonde en duurzame manier kunnen functioneren. Hierbij gaat het in hoofdzaak om het beheren van werkdruk, het ondersteunen van welzijn en het bevorderen van een bedrijfscultuur die langdurige inzetbaarheid mogelijk maakt.

1. Optimaliseer werkprocessen en planning

Realistische werkbelasting

• Introduceer duidelijke methoden voor het prioriteren van taken en projecten om ervoor te zorgen dat medewerkers zich kunnen concentreren op de belangrijkste activiteiten zonder zich overweldigd te voelen.
• Maak gebruik van een flexibele planning die medewerkers in staat stellen om hun werktijden en werklocaties aan te passen aan hun persoonlijke behoeften en verplichtingen.

Efficiënte werkprocessen

• Voer regelmatig analyses uit van werkprocessen om inefficiënties te identificeren en te elimineren. Zo kun je werkstromen gemakkelijker optimaliseren en de werkdruk verminderen.
• Automatiseer waar mogelijk om repetitieve taken te verminderen, zodat medewerkers zich kunnen concentreren op meer waarde toevoegende activiteiten. Denk hierbij ook aan AI.

2. Ondersteun gezondheid en welzijn

Gezondheidsprogramma

• Ontwikkel een programma dat fysieke, mentale en emotionele gezondheid ondersteunt, zoals fitnesssessies, toegang tot voedingsdeskundigen en programma’s voor stressmanagement.
• Bevorder gezonde werkgewoonten door het stimuleren van regelmatige pauzes, ergonomisch verantwoorde werkplekken en de beschikbaarheid van gezonde voeding op het werk.

Ondersteuning voor mentale gezondheid

• Bied toegang tot mentale gezondheidszorg, zoals coaching of therapiesessies en moedig medewerkers aan om deze bronnen te gebruiken als dat nodig is.
• Organiseer trainingen in stress management en veerkracht om medewerkers te helpen omgaan met werkdruk en persoonlijke uitdagingen.

3. Creëer een bedrijfscultuur van ondersteuning en flexibiliteit

Leiderschapsbetrokkenheid

• Train leidinggevenden in empathisch leiderschap en het actief ondersteunen van de behoeften van hun teamleden. Leiders moeten regelmatig inchecken bij hun team om de werkdruk en het welzijn van medewerkers te monitoren.
• Bevorder open communicatielijnen waarin medewerkers vrijuit kunnen praten over hun werkbelasting en welzijn zonder dat zij daarbij angst hebben voor negatieve consequenties.

Flexibel werken

• Introduceer flexibele werkuren en thuiswerkmogelijkheden om medewerkers te helpen een betere balans tussen werk en privé te vinden.
• Bied parttime werkopties of deeltijdse verlofregelingen voor medewerkers die dat nodig hebben, zodat ze hun werk kunnen aanpassen aan hun persoonlijke situatie.

4. Investeer in opleiding en ontwikkeling

Continuïteit in leren

• Bied medewerkers de mogelijkheid om voortdurend te leren en zich te ontwikkelen en te ontplooien. Op deze manier kunnen ze hun vaardigheden goed bijhouden en zich beter aanpassen aan veranderingen in hun werk. Dit kan door middel van cursussen, workshops of online leermodules.
• Ondersteun medewerkers bij carrièreontwikkeling door hen te helpen bij het identificeren van de mogelijkheden tot groei binnen de organisatie en hen te voorzien van de nodige middelen en begeleiding.

Mentorschap en coaching

• Implementeer indien mogelijk een mentorprogramma waarbij medewerkers worden begeleid door ervaren collega’s. Dit ondersteunt hen bij hun professionele ontwikkeling en het vinden van een duurzame carrièreweg.
• Bied coaching aan om medewerkers te helpen bij het ontwikkelen van vaardigheden zoals timemanagement, stress management en werk-privé balans.

5. Monitor en evalueer werkdruk en welzijn

Evaluatie

• Gebruik enquêtes en feedback om regelmatig de werkdruk en het welzijn van medewerkers te evalueren. Zo kun je potentiële problemen vroegtijdig opsporen en aanpakken.

Aanpassingen en verbeteringen

• Doe indien nodig regelmatig aanpassingen op basis van feedback en veranderende omstandigheden (iteratief) om ervoor te zorgen dat de werkdruk onder controle blijft en je van duurzaam werk kunt blijven spreken. Dit kan betekenen dat processen worden herzien of nieuwe programma’s ter ondersteuning worden geïntroduceerd.
• Evalueer regelmatig beleid en procedures om ervoor te zorgen dat ze effectief bijdragen aan een duurzame werkcultuur. Pas deze indien nodig aan om beter tegemoet te komen aan de behoeften van je medewerkers.

6. Erken en beloon duurzaam werk

Waardering en erkenning

• Erken en waardeer de inzet van medewerkers voor het handhaven van een duurzame manier van werken. Dit kan door middel van formele beloningen of door dagelijkse complimenten en erkenning.
• Implementeer een beloningsprogramma dat medewerkers aanmoedigt om er een duurzame manier van werken op na te houden en hun welzijn te prioriteren.

Successen delen

• Deel succesverhalen van medewerkers die erin slagen om een duurzame manier van werken toe te passen. Gebruik deze verhalen om anderen te inspireren.

Voor het creëren van een werkomgeving die gericht is op werk dat duurzaam vol te houden is, zou je als organisatie een meervoudige benadering moeten hanteren die het managen van de werkdruk, ondersteuning van welzijn, flexibiliteit en voortgaande ontwikkeling en waardering van medewerkers integreert. Door medewerkers de middelen en de juiste ondersteuning en erkenning te bieden (om hun werk op een gezonde en effectieve manier te doen), bouw je gestructureerd aan een bedrijfscultuur met een langdurige inzetbaarheid. Zo creëer je gezondere, productievere en meer betrokken teams die beter zijn uitgerust om met hoge werkdruk en verwante uitdagingen om te gaan.

NewDayPeople vergroot mentale kracht in organisaties

Elke organisatie in Nederland heeft in meer of mindere mate moeite hebben met het versterken van haar mentale kracht. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de vele gevallen van burn-out en de stress gerelateerde problematiek en mentale klachten waar veel medewerkers mee worstelen. Bedrijven en organisaties weten vaak niet waar te beginnen of zijn niet in staat om een goede strategie voor ‘Mentaal Verantwoord Ondernemen’ (MTVO) op te zetten. Niet zo gek, want ze hebben wel wat anders te doen. NewDayPeople is erin gespecialiseerd. Het is onze missie om mentale kracht in organisaties te vergroten. Daarbij nemen wij jouw organisatie bij de hand. Lees het manifest dat we hebben geschreven en je weet waar wij voor staan. Wil jij dat we je helpen bij Mentaal Verantwoord Ondernemen? Neem contact met ons op via het formulier aan de onderzijde van deze pagina. Dan gaat de bal vanzelf rollen.

Serie over Mentaal Verantwoord Ondernemen

Dit artikel maakt deel uit van een serie van 56 over de organisatiekenmerken van MTVO, Mentaal Verantwoord Ondernemen. Op onze website vind je een overzicht van alle kenmerken waar je aan kunt werken om mentale kracht te vergroten in je bedrijf of organisatie. Elk bedrijf, van groot tot klein, kan mentale kracht ontwikkelen en vergroten. Ga er nu mee aan de slag.