Hoe organisaties overtuigend en helder kunnen communiceren

Helderheid in communicatie

Overtuigend en helder communiceren gaat erover dat je je verbindt met je medewerkers en je publiek op een manier die betekenisvol is. Zo wordt je boodschap niet alleen gehoord, maar ook begrepen en onthouden.

Transparantie bevorderen

Transparante communicatie versterkt het vertrouwen binnen een organisatie. Wanneer leiders open en eerlijk zijn over de uitdagingen en successen van het bedrijf voelen werknemers zich meer betrokken en meer gewaardeerd. Meer vertrouwen resulteert vervolgens in een grotere toewijding en verbetert de algehele prestaties van de organisatie.

Strategische afstemming verbeteren

Duidelijke, heldere communicatie zorgt ervoor dat iedereen binnen de organisatie de bedrijfsdoelen begrijpt en de strategieën om deze te bereiken volgt. Als medewerkers de richting van het bedrijf voor zich zien, kunnen ze optimaal bijdragen aan het bereiken van de doelen door hun eigen werkzaamheden hierop af te stemmen.

Hoe organisaties overtuigend en helder kunnen communiceren

1. Ontwikkelen van een duidelijke boodschap

Het fundament van overtuigende communicatie is de helderheid van de boodschap. Deze uitspraak is iets om in te lijsten. Maar al te vaak gaan bedrijven steeds weer de fout in door niet goed te communiceren. Leiders (en de afdeling marketing en communicatie) dienen zorgvuldig af te wegen wat ze willen overbrengen en dit vervolgens te distilleren in een eenvoudige, directe boodschap.

• Stel een set van kernboodschappen samen die de essentie vastlegt van wat de organisatie probeert te bereiken. De boodschappen moeten consistent worden gebruikt in alle communicatiekanalen.
• Vermijd jargon en technische termen die je publiek misschien niet begrijpt. Heldere, toegankelijke taal zorgt ervoor dat je boodschap een breed publiek bereikt.

2. Training en ontwikkeling

Training in communicatievaardigheden moet een prioriteit zijn voor alle leden van de organisatie. Dus niet alleen voor de leiders en de afdeling marketing, maar voor iedereen.

• Organiseer regelmatig trainingssessies om medewerkers te helpen hun communicatievaardigheden te verbeteren, zowel voor interne als externe communicatie.
• Organiseer bij voortduring feedback en coaching om medewerkers te helpen hun communicatiestijl en techniek te verfijnen.

3. Gebruik van meerdere kanalen

De moderne organisatie gebruikt meerdere communicatiekanalen om een boodschap over te brengen. Elk kanaal heeft zijn eigen sterktes en trekt verschillende segmenten van je publiek aan.

• Gebruik sociale media, e-mails en je website om snel en effectief te communiceren met je externe en interne publiek.
• Onderschat nooit de kracht van persoonlijke interactie. Organiseer regelmatig bijeenkomsten, zowel formeel als informeel, om relaties te versterken en communicatie te verbeteren.

4. Feedback

Een uitermate belangrijk onderdeel van effectieve communicatie is luisteren. Als moderne organisatie dien je feedback te verzamelen en te reageren op de reacties van je publiek.

• Voer regelmatig enquêtes en polls uit om feedback te krijgen over hoe je communicatie wordt ontvangen en geïnterpreteerd.
• Moedig een bedrijfscultuur aan waarin werknemers zich vrij voelen om hun ideeën en zorgen te uiten. Dit kan bijvoorbeeld door middel van regelmatig terugkerende sessies met leidinggevenden waarbij medewerkers allerlei vragen kunnen stellen.

Effectieve communicatie in een organisatie gaat niet alleen over het zenden van informatie. Eén organisatie kan effectieve communicatie inzetten als een strategisch middel dat de organisatie kan transformeren. Door te investeren in de ontwikkeling van heldere en overtuigende communicatievaardigheden kun je een werkomgeving creëren waarin werknemers uitermate betrokken en gemotiveerd zijn. Hierdoor ontstaat een verbeterde operationele efficiëntie, een sterkere bedrijfscultuur en een betere positionering in de markt.

Acties voor Mentaal Verantwoord Ondernemen

Om concreet te werken aan kenmerk 33 – De organisatie communiceert overtuigend en helder – zijn meerdere strategieën en acties denkbaar die een organisatie kan implementeren. Om de communicatievaardigheden binnen de organisatie te verbeteren en te zorgen voor duidelijke, effectieve uitwisselingen kan een bijvoorbeeld de organisatie onderstaande acties uitzetten.

1. Organiseer trainingsprogramma’s voor communicatievaardigheden

Professionele Ontwikkeling

• Workshops en trainingen: bied trainingen aan die gericht zijn op het verbeteren van (mondelinge en schriftelijke) communicatievaardigheden. Breng variatie aan door zowel basistrainingen aan te bieden, als meer geavanceerde trainingen.
• Coaching: voor leidinggevenden en sleutelfiguren binnen de organisatie kan persoonlijke coaching op het gebied van communicatie zeer waardevol zijn. Coaches kunnen helpen bij het aanscherpen van vaardigheden zoals het helder articuleren van ideeën, effectief luisteren en het aanpassen van boodschappen aan diverse doelgroepen.

2. Ontwikkel duidelijke communicatierichtlijnen

Beleidsontwikkeling

• Stijlgids en templates: creëer stijlgidsen en templates voor allerlei vormen van communicatie, van e-mails tot officiële rapporten en van social media tot persberichten. Zo straal je consistentie en professionaliteit uit in al je communicatie.
• Interne communicatiekanalen: stel duidelijke protocollen op voor interne communicatie. Denk hierbij aan intranet, nieuwsbrieven en regelmatige updates van het management.

3. Gebruik van technologie effectief

Digitalisering

• Tools voor samenwerking: implementeer moderne samenwerkingstools zoals Slack, Microsoft Teams of Asana om de communicatie te stroomlijnen en te zorgen voor transparante, toegankelijke uitwisseling van informatie.
• Platform voor training: gebruik een online leerplatform om medewerkers toegang te geven tot permanente educatie over communicatieve vaardigheden en gerelateerde onderwerpen.

4. Organiseer feedback en evalueer

Feedback

• Systeem: ontwikkel een systeem voor regelmatige feedback op de communicatie binnen de organisatie, zowel van boven naar beneden als van beneden naar boven. Dit kan bijvoorbeeld via anonieme enquêtes.
• Prestatiebeoordeling: integreer communicatievaardigheden als een kerncomponent van de prestatiebeoordelingen. Hierbij kan specifiek gekeken worden naar hoe individuen en teams communiceren en hoe dit verbeterd kan worden.

5. Creëer een bedrijfscultuur van openheid en transparantie

Bedrijfscultuur

• ‘Open deuren beleid’: moedig een bedrijfscultuur aan waarin leiders toegankelijk zijn en open communicatie wordt bevorderd. Dit kan door het letterlijk open houden van deuren in het kantoor en door het regelmatig houden van informele ‘koffie-momenten’ met leidinggevenden.
• Transparantie: zorg ervoor dat belangrijke beslissingen en veranderingen binnen de organisatie helder en open worden gecommuniceerd naar alle medewerkers. Zo verminder je de onzekerheid van de medewerkers en bouw je aan het vertrouwen.

6. Betrek medewerkers

Actieve deelname

• Interactieve sessies: organiseer interactieve sessies zoals Q&A’s en workshops waar medewerkers vragen kunnen stellen en directe feedback kunnen geven. Dit bevordert niet alleen betrokkenheid maar ook het gevoel dat hun stemmen gehoord worden.
• Ideeënbus: creëer een fysieke of digitale ideeënbus waar medewerkers anoniem suggesties kunnen doen voor verbeteringen in communicatie (of andere operationele aspecten).

Door onder andere bovenstaande stappen te implementeren, kun je als organisatie je vermogen om overtuigend en helder te communiceren significant verbeteren. Deze transformatie is van belang voor zowel intern succes als je externe reputatie. Een organisatie die effectief communiceert, zal gegarandeerd beter in staat zijn om haar missie te verwezenlijken en haar doelen te bereiken, en zich in positieve zin onderscheiden van de concurrentie.

NewDayPeople vergroot mentale kracht in organisaties

Elke organisatie in Nederland heeft in meer of mindere mate moeite hebben met het versterken van haar mentale kracht. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de vele gevallen van burn-out en de stress gerelateerde problematiek en mentale klachten waar veel medewerkers mee worstelen. Bedrijven en organisaties weten vaak niet waar te beginnen of zijn niet in staat om een goede strategie voor ‘Mentaal Verantwoord Ondernemen’ (MTVO) op te zetten. Niet zo gek, want ze hebben wel wat anders te doen. NewDayPeople is erin gespecialiseerd. Het is onze missie om mentale kracht in organisaties te vergroten. Daarbij nemen wij jouw organisatie bij de hand. Lees het manifest dat we hebben geschreven en je weet waar wij voor staan. Wil jij dat we je helpen bij Mentaal Verantwoord Ondernemen? Neem contact met ons op via het formulier aan de onderzijde van deze pagina. Dan gaat de bal vanzelf rollen.

Serie over Mentaal Verantwoord Ondernemen

Dit artikel maakt deel uit van een serie van 56 over de organisatiekenmerken van MTVO, Mentaal Verantwoord Ondernemen. Op onze website vind je een overzicht van alle kenmerken waar je aan kunt werken om mentale kracht te vergroten in je bedrijf of organisatie. Elk bedrijf, van groot tot klein, kan mentale kracht ontwikkelen en vergroten. Ga er nu mee aan de slag.