Goede omgangsvormen, fundament onder het succes van organisaties

Goede omgangsvormen

Wat zijn goede omgangsvormen? Omgangsvormen zijn de gedragscodes en interactienormen binnen een organisatie. Ze beïnvloeden alles, van de dagelijkse communicatie tot de gehele bedrijfscultuur. Ze vormen de onzichtbare architectuur die bepaalt hoe informatie stroomt, hoe besluiten worden genomen en hoe conflicten worden opgelost. Wanneer deze omgangsvormen duidelijk, eerlijk en ook nog eens consequent zijn, scheppen ze een omgeving van vertrouwen en wederzijds respect.

Omgangsvormen gaan dus niet alleen over beleefdheid. Ze omvatten (van) alles. E-mail etiquette, de manier waarop vergaderingen worden gevoerd, de wijze waarop feedback wordt gegeven en ontvangen, enzovoort. In essentie vormen ze de operationele modus van een bedrijf, die, indien goed uitgevoerd, de samenwerking en productiviteit kan versterken.

Vaststellen van effectieve omgangsvormen

Het vaststellen van effectieve omgangsvormen begint uiteraard bij de leiding van het bedrijf. Leiders moeten niet alleen de gewenste gedragsnormen voorstellen maar deze ook belichamen. Dit vereist een actieve en consistente betrokkenheid bij het onderhouden van deze normen door middel van trainingen, beleid en (wat misschien wel het belangrijkste is) persoonlijk voorbeeldgedrag.

• Creëer een helder communicatiebeleid

Duidelijkheid in communicatie is van essentieel belang. Dit betekent niet alleen helderheid in wat en hoe er gecommuniceerd wordt, maar ook wanneer en door wie. Een duidelijk beleid helpt misverstanden te voorkomen en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.

• Implementeer een feedbackcultuur

Feedback is de motor van verbetering en aanpassing. Effectieve omgangsvormen omvatten een open bedrijfscultuur waarbij iedereen – van de nieuwste medewerker tot de CEO – zowel constructieve kritiek als complimenten kan geven en ontvangen.

• Bevorder respectvolle interacties

Respect is het bindmiddel dat goede, effectieve omgangsvormen bij elkaar houdt. Hierbij gaat het om respect voor de tijd, de mening en de persoonlijke ruimte van anderen. In een omgeving waar respect heerst, voelen medewerkers zich veilig en gewaardeerd. Dit is van essentieel belang voor hun betrokkenheid en productiviteit.

De voordelen van goede omgangsvormen

Wanneer een organisatie goede, effectieve omgangsvormen heeft, zijn er plenty voordelen. Enerzijds bevordert het een positieve werksfeer, wat direct invloed heeft op de tevredenheid en het welzijn van medewerkers. Anderzijds optimaliseert het de operationele efficiëntie door de ruis in communicatie te verminderen en de helderheid te vergroten.

Bovendien kunnen goede omgangsvormen een organisatie helpen in tijden van crisis. Als stress of onzekerheid de kop op steekt fungeren sterke interpersoonlijke normen als een stabiliserende kracht en helpen ze het team gefocust en functioneel te houden. Bovendien verminderen ze de kans op conflicten.

Uitdagingen bij implementatie

Het grootste obstakel bij het implementeren van effectieve omgangsvormen is consistentie. Het vereist voortdurende inspanningen van iedereen binnen de organisatie om deze normen te onderhouden. Dit kan bijzonder uitdagend zijn in grote of (geografisch) verspreide teams waar diverse culturen en communicatiestijlen samenkomen.

Effectieve omgangsvormen zijn meer dan alleen goede manieren; ze zijn veel meer een strategische tool die behulpzaam is bij het verenigen van een organisatie en deze richting gemeenschappelijke doelen te sturen. Door heldere, respectvolle en consequente omgangsvormen te bevorderen, bouw je als bedrijf of organisatie niet alleen aan een aangename werkomgeving, maar leg je ook een stevige basis voor langdurig succes. Vaak zijn het de eenvoudigste principes die de grootste impact hebben.

Acties voor Mentaal Verantwoord Ondernemen

Om concreet te werken aan kenmerk 23 – De organisatie heeft duidelijke en effectieve omgangsvormen – kunnen bedrijven of organisaties verschillende acties uitzetten om ervoor te zorgen dat alle medewerkers begrijpen hoe zij met elkaar en met externe partijen kunnen (moeten) communiceren. We noemen hieronder enkele specifieke acties.

1. Formuleer en communiceer een helder beleid

• Ontwikkel gedragscodes: Stel een gedragscode op die duidelijk de verwachtingen omtrent professioneel gedrag binnen en buiten de organisatie beschrijft. Dit beleid moet duidelijk richtlijnen geven over communicatie, samenwerking en respectvolle interacties.
• Stel beleid op voor communicatie: Ontwikkel specifieke richtlijnen voor communicatie die aangeven hoe e-mails, vergaderingen, telefoongesprekken en sociale media professioneel kunnen worden gebruikt.

2. Organiseer trainingsprogramma’s

• Organiseer workshops en trainingen: Organiseer regelmatig trainingssessies over effectieve communicatie, conflictoplossing, interculturele competentie en ethisch gedrag. Dit helpt medewerkers de omgangsvormen niet alleen te begrijpe, maar ook toe te passen in hun dagelijkse interacties.
• Ontwikkel een onboarding programma: Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers vanaf dag één worden getraind in de omgangsvormen van de organisatie, zodat ze deze normen meteen kunnen integreren in hun werk.

3. Implementeer feedback

• Creëer een anoniem feedbacksysteem: Stel een systeem in waar medewerkers feedback kunnen geven over hoe goed de omgangsvormen worden nageleefd. Dit zorgt ervoor dat de organisatie op de hoogte blijft van problemen en kan ingrijpen wanneer nodig.
• Voer evaluaties uit: Voer regelmatig evaluaties uit van de effectiviteit van het communicatiebeleid en de omgangsvormen en doe aanpassingen waar nodig.

4. Bevorder een bedrijfscultuur van openheid en respect

• Stel rolmodellen aan: Leiders binnen de organisatie moeten als rolmodel dienen door de omgangsvormen consequent na te leven. Hun gedrag zet de toon voor de rest van de organisatie.
• Bewaak de bedrijfscultuur: Richt een comité of een werkgroep op die zich richt op het onderhouden en bevorderen van de bedrijfscultuur, inclusief het toezicht op en het bevorderen van effectieve omgangsvormen.

5. Gebruik technologie

• Implementeer communicatietools: Implementeer en promoot het gebruik van effectieve communicatietools die heldere en open communicatie ondersteunen, zoals instant messaging systemen, intranet en software voor projectmanagement.
• Gebruik online leerplatforms: Gebruik online leerplatforms om continue training en toegang tot bronnen over omgangsvormen en communicatieve vaardigheden te bieden.

6. Waardeer en beloon

• Voer een waarderingssysteem in: Zet een systeem op dat individuen en teams waardeert die uitblinken in het naleven van de omgangsvormen. Hierbij kan het gaan om informele waardering in teamvergaderingen tot formele waardering met prijzen tijdens jaarlijkse bijeenkomsten.

Door deze acties en strategieën te implementeren, kan jouw organisatie goede en effectieve omgangsvormen bevorderen die bijdragen aan een respectvolle, productieve en positieve werkomgeving. Deze omgangsvormen zijn van groot belang voor het opbouwen van vertrouwen en het verzekeren van een soepele samenwerking binnen je bedrijf of organisatie.

NewDayPeople vergroot mentale kracht in organisaties

Elke organisatie in Nederland heeft in meer of mindere mate moeite hebben met het versterken van haar mentale kracht. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de vele gevallen van burn-out en de stress gerelateerde problematiek en mentale klachten waar veel medewerkers mee worstelen. Bedrijven en organisaties weten vaak niet waar te beginnen of zijn niet in staat om een goede strategie voor ‘Mentaal Verantwoord Ondernemen’ (MTVO) op te zetten. Niet zo gek, want ze hebben wel wat anders te doen. NewDayPeople is erin gespecialiseerd. Het is onze missie om mentale kracht in organisaties te vergroten. Daarbij nemen wij jouw organisatie bij de hand. Lees het manifest dat we hebben geschreven en je weet waar wij voor staan. Wil jij dat we je helpen bij Mentaal Verantwoord Ondernemen? Neem contact met ons op via het formulier aan de onderzijde van deze pagina. Dan gaat de bal vanzelf rollen.

Serie over Mentaal Verantwoord Ondernemen

Dit artikel maakt deel uit van een serie van 56 over de organisatiekenmerken van MTVO, Mentaal Verantwoord Ondernemen. Op onze website vind je een overzicht van alle kenmerken waar je aan kunt werken om mentale kracht te vergroten in je bedrijf of organisatie. Elk bedrijf, van groot tot klein, kan mentale kracht ontwikkelen en vergroten. Ga er nu mee aan de slag.