Een bedrijfscultuur die emoties in goede banen leidt

Rituelen in emotie-management

Rituelen in een organisatiecontext zijn herhaalde, gestructureerde activiteiten die erop zijn gericht om medewerkers te helpen omgaan met hun emoties en de dagelijkse stress van het werk. Het kan dan gaan om (dagelijkse) stand-ups die open communicatie bevorderen of meer formele maandelijkse sessies waarin successen worden gevierd of nagedacht wordt over verliezen of moeilijke kwesties. De kracht van rituelen ligt in hun vermogen om voorspelbaarheid en structuur te bieden. Dit geeft een gevoel van controle en stabiliteit. Rituelen bieden houvast.

Creëren van helpende rituelen

Het ontwikkelen van helpende rituelen vereist inzicht in de specifieke emotionele behoeften van een organisatie en de mensen in (en om) de organisatie. Om rituelen effectief te implementeren kunnen organisaties de volgende stappen zetten.

• 1. Identificeer behoeften: Het begint met het onderzoeken van de emotionele dynamiek binnen de organisatie. Wat zijn de grootste bronnen van stress of angst? Wanneer voelen medewerkers zich het meest voldaan of verbonden? Het antwoord op deze vragen kan helpen bij het vormgeven van rituelen die rechtstreeks verwijzen naar deze gebieden.
• 2. Ontwerp rituelen: Rituelen moeten zorgvuldig worden ontworpen om zowel inclusief als effectief te zijn. Dit zou kunnen betekenen dat er verschillende typen rituelen worden ontwikkeld voor verschillende teams of afdelingen, afhankelijk van hun specifieke behoeften en de aard van hun werk.
• 3. Implementeer en integreer: Rituelen moeten een natuurlijk onderdeel van de dagelijkse of wekelijkse routine worden. Ze moeten zeker niet als een extra last worden gezien, maar juist als een welkome pauze of een nuttige reset. Alleen zo helpen rituelen om de emotionele gezondheid te bevorderen.
• 4. Train en faciliteer: Leiders en managers moeten worden getraind in het faciliteren van de rituelen. Zij spelen een sleutelrol in het succesvol implementeren (en onderhouden) van de rituelen binnen hun tea(s).

Voorbeelden van helpende rituelen

• Check-in: Dit is een kort moment aan het begin van de dag waar teamleden kunnen delen hoe ze zich voelen en wat hun belangrijkste focus zal zijn. Een check-in kan helpen bij het opbouwen van openheid en onderlinge ondersteuning.
• Reflectieve vrijdag: Reserveer een moment in de week waarop teams terugkijken op de voorbije week, successen vieren en leren van minder succesvolle momenten. Eén moment van reflectie kan helpen bij het ontwikkelen van een bedrijfscultuur van continue verbetering en emotionele veerkracht.
• Stiltemoment: Regelmatige tijden van stilte – vooral in periode van flinke stress – kunnen helpen om angst te verminderen en mentale helderheid te bevorderen.
• Viering (of herdenking): Het markeren van belangrijke mijlpalen. Dit helpt bij het bouwen van een sterk verbonden gemeenschap binnen de organisatie. Het kan hierbij gaan om uiteenlopende persoonlijke of professionele zaken.

Helpende rituelen lijken simpel, maar het zijn krachtige bouwstenen voor het creëren van een veerkrachtige, empathische en emotioneel intelligente werkplek. Door rituelen te integreren in de dagelijkse bedrijfsvoering versterken organisaties hun capaciteit om met stress en verandering om te gaan aanzienlijk. Daarnaast bouwen ze aan een open bedrijfscultuur waarin medewerkers zich ondersteund en gewaardeerd voelen.

Acties voor Mentaal Verantwoord Ondernemen

Om concreet te werken aan kenmerk 7 – De organisatie heeft een bedrijfscultuur met helpende rituelen om emoties in goede banen te leiden – kan een organisatie verschillende acties uitzetten. Deze acties helpen om een gestructureerd, herhaalbaar en betekenisvol systeem van rituelen te ontwikkelen die gericht zijn op het bevorderen van emotionele intelligentie en het ondersteunen van werknemers bij het beheersen van hun emoties.

1. Identificeer emotionele behoeften

Voer een grondige beoordeling uit van de emotionele behoeften van medewerkers door middel van enquêtes, interviews of focusgroepen. Onderzoek welke soorten emotionele uitdagingen het meest voorkomen en wat werknemers zelf zien als nuttige ondersteuning. Deze inzichten vormen de basis voor het ontwerp van de rituelen.

2. Ontwikkel specifieke rituelen

Creëer rituelen die specifiek gericht zijn op de geïdentificeerde emotionele behoeften. Bijvoorbeeld:

• Dagelijkse of wekelijkse check-ins: Begin de dag of week met een teammeeting waarin iedereen kort deelt hoe het met hen gaat en wat hun belangrijkste zorgen of focuspunten zijn.
• De-escalatiezones: Stel ruimtes beschikbaar waar werknemers zich kunnen terugtrekken als ze overweldigd zijn. Hierbij kun je ook activiteiten inzetten die stressverlichting bevorderen, zoals mindfulness of ademhalingsoefeningen.
• Vieringsmomenten: Regelmatig tijd inplannen om kleine en grote successen te vieren kan helpen om een positieve stemming te bevorderen en iedereen te laten zien dat hun inspanningen worden gewaardeerd.

3. Integreer rituelen in de dagelijkse praktijk

Maak de rituelen een integraal onderdeel van de dagelijkse of wekelijkse routine. Ze moeten niet als een extra taak voelen, maar als een waardevol onderdeel van de werkcultuur. Zorg dat leiders en managers deze rituelen consequent uitvoeren en steunen.

4. Train leiders en managers

Verzeker je ervan dat leiders en managers getraind zijn in het faciliteren van deze rituelen. Ze moeten weten hoe ze empathisch kunnen luisteren, ondersteunend kunnen reageren en effectief kunnen communiceren om een veilige omgeving te creëren waarin medewerkers hun emoties kunnen uiten.

5. Evalueer en pas aan

Monitor de effectiviteit van de rituelen regelmatig door feedback van werknemers te verzamelen en de impact op de werkplek te meten. Wees bereid om rituelen aan te passen of te herontwerpen op basis van deze feedback om ervoor te zorgen dat ze blijven voldoen aan de behoeften van de werknemers.

6. Communiceer openlijk over rituelen

Communiceer duidelijk en openlijk over het doel en het belang van deze rituelen binnen de organisatie. Dit helpt bij het opbouwen van begrip en buy-in van alle medewerkers.

7. Creëer een bedrijfscultuur van openheid

Bevorder een bedrijfscultuur waarin het normaal is om over emoties te praten en ondersteuning te zoeken. Dit kan door leiderschap dat openlijk spreekt over hun eigen ervaringen met emotionele uitdagingen en hoe zij zelf gebruik maken van de beschikbare rituelen.

Door het implementeren van deze stappen kan een organisatie een krachtige bedrijfscultuur opbouwen waarin helpende rituelen een centrale rol spelen in het beheersen van emoties. Dit is een eenvoudige manier om emoties te managen en een open bedrijfscultuur te stimuleren.

NewDayPeople vergroot mentale kracht in organisaties

Elke organisatie in Nederland heeft in meer of mindere mate moeite hebben met het versterken van haar mentale kracht. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de vele gevallen van burn-out en de stress gerelateerde problematiek en mentale klachten waar veel medewerkers mee worstelen. Bedrijven en organisaties weten vaak niet waar te beginnen of zijn niet in staat om een goede strategie voor ‘Mentaal Verantwoord Ondernemen’ (MTVO) op te zetten. Niet zo gek, want ze hebben wel wat anders te doen. NewDayPeople is erin gespecialiseerd. Het is onze missie om mentale kracht in organisaties te vergroten. Daarbij nemen wij jouw organisatie bij de hand. Lees het manifest dat we hebben geschreven en je weet waar wij voor staan. Wil jij dat we je helpen bij Mentaal Verantwoord Ondernemen? Neem contact met ons op via het formulier aan de onderzijde van deze pagina. Dan gaat de bal vanzelf rollen.

Serie over Mentaal Verantwoord Ondernemen

Dit artikel maakt deel uit van een serie van 56 over de organisatiekenmerken van MTVO, Mentaal Verantwoord Ondernemen. Op onze website vind je een overzicht van alle kenmerken waar je aan kunt werken om mentale kracht te vergroten in je bedrijf of organisatie. Elk bedrijf, van groot tot klein, kan mentale kracht ontwikkelen en vergroten. Ga er nu mee aan de slag.